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Los programas informáticos son un gran aliado de los procesos… o pueden ser un gran enemigo!
En este momento de preocupación por la seguridad del paciente, certificación Joint Commision International, etc. os describo dos casos reales manifestados por profesionales sanitarios de importantes hospitales públicos españoles. En ambos casos se demuestra la importancia de la herramienta informática y su papel como “fuente de seguridad” más allá de sus servicios para agilizar el día a día.
CASO 1: OLVIDO DE LOS CAMBIOS SOLICITADOS EN CASO DE RECHAZO DE COCINA
El primer caso surge en un momento de una reunión con un gran número de representantes de enfermería de un gran hospital (+1.200 camas).
Estábamos analizando como Coquus gestiona los cambios de dietas o cambios platos ocurridos entre la “hora de emplatado” y la “hora de servicio”. En ese momento un representante de enfermería realiza la siguiente pregunta:
“Si desde planta solicito un cambio de dieta y un cambio de un plato de la ingesta en curso, ¿qué pasa si el cambio es rechazado por cocina?”
La respuesta de Coquus fue que los cambios se rechazan para la ingesta en curso y por tanto ambos cambios no afectarían a la ingesta actual (posiblemente ya habrían salido las bandejas….) pero el cambio de dieta quedaría aplicado al paciente.
La sorpresa ocurrió cuando preguntamos cómo sucedía con su sistema actual y la respuesta fue “a veces también funciona así”. Un “a veces” equivale a problemas. Si no lo hace, ya se habilitará el proceso correspondiente para solucionarlo y si lo hace mejor… pero “a veces” es lo peor!
Después de indagar entendimos que el sistema NO hacía el cambio pero una persona se encargaba de apuntarlo y aplicarlo una vez pasada la ingesta. Como proceso humano, tenía olvidos y a veces esos cambios no se aplicaban.
De modo que enfermería comunicaba el cambio. Una personal se encargaba de recordarlo para registrarlo en caso de rechazo. Y enfermería lo registraba siempre porque sabía que el sistema que había por debajo no era fiable!!
En resumen:
- Valiosas horas de enfermería dedicadas a controlar algo que ya han introducido en el sistema informático
- Horas de otra persona realizando los cambios que no hace su programa
- Y al final una seguridad que funciona “a veces”, pudiendo llegar a servir al cliente una comida que no le corresponde por un fallo conocido en su sistema informático
CASO 2: PÉRDIDA DE LA DIETA DISEÑADA POR NUTRICIÓN
En otro hospital, referencia en su comunidad, la nutricionista nos enseñaba su sistema documental. Por un lado registraba en su programa de gestión de dietas unos cambios en la dieta de un paciente que programaba, día a día, con un esfuerzo considerable.
Por otro, documentaba en un Word esos cambios y los imprimía para repartirlo a planta!! Nuestra sorpresa fue mayúscula. Pero el proceso era necesario (nadie trabaja de más sin necesidad!).
Sucedía que en su aplicación, si alguien cambiaba la dieta a un paciente esto provocaba la pérdida de las personalizaciones que la nutricionista estaba realizando. Es decir, si ese paciente tiene una analítica y le dejan sin una ingesta a través de un cambio a dieta “Absoluta” (algo innecesario en Coquus pero procedimiento habitual en el programa de este hospital), el paciente perdía las personalizaciones. De modo que al volverle a restituir su dieta, no tendría las modificaciones realizadas de forma personalizada por la nutricionista. Un problema habitual cuando las “personalizaciones” no quedan asociadas a la “persona”. Por eso el Word impreso y distribuido a enfermería!!
De nuevo un ejemplo de situaciones donde la herramienta informática, cuya misión debe ser simplificar y garantizar los procesos, introduce focos de riesgo que pueden derivar en situaciones que comprometan la seguridad del paciente
Dos ejemplos concretos de como la herramienta informática TIENE UN IMPACTO DIRECTO en la Seguridad del Paciente. OJO, ¡¡si padeces alguno de estos problemas da la voz de alarma!!